Az új Panasztörvény előírásainak megfelelően felül kell vizsgálniuk a cégeknek a meglévő adatkezelési tájékoztatóikat is.

A 2023. május 25-én kihirdetett új Panasztörvény számos rendelkezése vonatkozik a létesítendő rendszer által fogadott bejelentések megfelelő kezelésére. A panasz vagy közérdekű bejelentés megtétele során felmerülő személyes adatok tekintetében megfelelő védelemben kell részesíteni a bejelentést tevő személyt, és azon személyt vagy személyeket is, akik a bejelentésben érintettként szerepelnek. A létesítendő rendszerrel kapcsolatban nem tartalmaz formai megkötést a jogszabály, de a teljesítendő követelmények alapján alkalmasnak kell lennie arra, hogy szóban és írásban egyaránt fogadni tudja a bejelentést. Továbbá biztosítani kell a névtelen bejelentés lehetőségét is.

Abban az esetben, ha a bejelentő szóbeli bejelentéssel él, a bejelentést tartós és visszakereshető formában kell rögzíteni, vagy írásba kell foglalni. Mindkét esetben teljeskörű tájékoztatást kell nyújtani a bejelentő számára a személyes adatok védelmére és az eljárási szabályokra vonatkozóan.
Írásbeli bejelentés befogadása esetén a beérkezéstől vagy kézhezvételtől számított hét napon belül kell visszaigazolást küldeni a bejelentést tevő számára az eljárási és adatkezelési szabályokról.

A fenti tájékoztatók elkészítéséről a rendszer élesítéséig kell gondoskodnia az arra kötelezetteknek. Ezen kívül a munkavállalók és megbízási szerződésben álló partnerek részére szóló adatkezelési tájékoztatók módosítása is szükségessé válhat a létesítendő rendszernek megfelelően.  

Amennyiben külsős megbízott vagy bejelentő-védelmi ügyvéd látja el a létesítendő visszaélés-bejelentési rendszer működtetését, úgy annak státuszát és elérhetőségeit is fel kell tüntetni a tájékoztatókban.

Fontos, hogy a beérkezett bejelentésben szereplő személyes adatok közül haladéktalanul törölni kell azon érintettre vonatkozó információkat, amelyek nem elengedhetetlenül szükségesek a bejelentés kivizsgálásához. A kivizsgálás során a személyes adatok továbbítására kizárólag a jogszabály felhatalmazása vagy az érintett hozzájárulása esetén van lehetőség, így adott esetben gondoskodni kell az érintett személy hozzájárulásának beszerzéséről is.
A jogszabály kiemelt figyelmet fordít a bejelentővédelmi intézkedésekre, a rendszer létesítése során mindenképpen ügyelni kell arra, hogy ezek a szempontok megvalósuljanak.